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创建财务共享闭环,数字化赋能房企高质量发展

来源: 东方网   日期:2021-10-11 11:26:32  责编:娟子 刘玉辉 
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   随着“三道红线”、“两集中”等政策先后落地,众多房地产企业内部的传统管理模式,已无法适应企业当前的发展需要。为寻求高质量发展,房地产企业急需通过数字化转型提升自身的管理效能。而在这方面,有一些房地产企业已经走在了行业的前列。比如越秀地产就通过建立财务共享中心支撑起自身的集团决策,促进了公司整体管理效能的提升,并增强了全体员工的幸福指数,从而成为房企数字化转型浪潮中的佼佼者,为房地产企业的数字化转型指出了一条可供参考的路径。

  循序渐进,打造“前中后”齐备的财务共享闭环

  2008年,越秀地产开始由一家区域性房地产公司向跨区域的举行房地产企业发展。随着企业规模的不断扩大,销售金额也随之暴涨,这对于越秀地产的财务管控提出了更高的要求。2016年8月,越秀地产正式决定在金蝶的协助下开启财务共享的筹备工作。

  在进行数字化转型之前,越秀地产对于财务共享并没有概念,处于完全从头开始摸索的状态。而恰巧在2016年,金蝶推出了一个超共享的测试板。作为金蝶老用户,越秀地产从中看到了契合点,最终决定在金蝶的支持下,花费三年多时间打造出覆盖“敏捷前台+共享中台+稳固后台”的财务共享闭环。

  越秀地产为财务共享闭环打造了三层架构:前台业务系统,中台数据共享平台和后台数据核算系统。业务前台需要灵活敏捷,可以随时上线,才能有效应对日益复杂的经营环境;中台要标准统一,无论任务业务系统都能快速接入共享平台并享受服务,成为贯通业务与财务的桥梁;后台的数据核算系统要足够稳定、安全,从而为企业管理层的管理与决策提供有力支撑。

  越秀地产财务共享中心的建设,经过了先易后难循序渐进的过程。首先上线的是费控共享系统,让前端的业务人员享受到财务共享的便捷;之后依次攻克对公业务共享和应收共享两大难关;最后打造总账共享,完成财务共享闭环。而采用这一先易后难的建设模式,不仅更加灵活,还能满足不同财务线员工逐步进行业务转型的需要。

  另外越秀地产在财务共享中心的建设过程中,还集成了金蝶自主开发的发票云等工具,这些工具为财务共享提供了巨大的便利。徐健辉表示,越秀地产通过发票云在税务总局的平台上下载了多达29项票据信息,令前端业务系统的信息校验变得更加便捷。同时发票云提供的审核功能,还能高效辨别票据真假、重复报销等问题,从而将财务人员从原本繁复低效的日常工作中解放出来。

  财务共享支撑集团决策,案场工作增效30%以上

  在这个数字化时代,所有企业都面临着庞杂数据的轰炸,而如何从这些数据中准确找到企业管理的钥匙,就成为决定企业未来发展的关键。财务共享闭环的建成从管理层面为越秀地产带来了四点好处:一是为集团的决策提供了有力支撑;二是支持企业业务的快速扩张;三是为企业提供了可靠的风险防控屏障;四是提升了企业的整体经营管理效率。

  房地产企业的特性决定了资金量的巨大,而动辄数亿数十亿的资金数据,是集团在进行关键决策时最重要的参考。财务共享的一个侧重点是确保数据的及时性、准确性和高效性,以及多数据的集成性。打通板块各业务系统与集团共性系统的数据通道,可以保证每项数据可追溯、可穿透。业财全流程线上管理,杜绝了手工台账,财务核算凭证自动生成、房款收入自动对账、财务数据自动反写业务系统,更有效提高了数据的准确性。这使得越秀地产财务共享中心,可以实时掌握企业的资金使用、回笼情况和资金具体流向,为集团决策夯实了基础。

  房地产企业在进行业务扩张时,最怕没有统一的标准,财务的混乱不仅抑制了业务的展开,还会为企业带来巨大风险。而共享平台的快速准入机制,明确了接入财务共享的标准,从而为企业业务的快速扩张铺平了道路,并为企业的风险防控铸就了一道屏障。财务共享上线后,能够提供费用制度、财务共享专户、行政组织架构、员工信息、预算模板及汇总关系和报销权限等多方面的标准化指导。新建法人机构完成业务标准化和初始化后,财务共享可在两个工作日内完成配置,为新建法人公司提供全套财务管理服务,既无需增加财务管理人员,同时也能促进业务的快速理顺与展开。共享中台统一对接各业务系统,不仅内嵌公司权责管控体系与标准业务单据,还集成了预算管控、合同校验、发票验证、报销标准、敏感词库、费用资金池等工具,做到流程、单据和数据统一、规范、标准,令越秀地产的收付款业务纠错率两年来下降4%以上。

  在越秀地产原本的组织架构下,业务数据与财务数据壁垒分明。在经营分析会上,甚至会出现业务端销售人员表示上周销售额破亿,但财务部门却发现销售款仍未到账的情况。数据的不同步,拉低了企业的管理效率。财务共享的上线打通了信息孤岛,业财一体的共享中台统一对接业务前台,集成HR系统、智能收款POS机、定制开发RPA等模块和工具,实现POS收款100%自动匹配,财务实收款确认时间大幅缩短。销售、成本和财务共享三个系统数据穿透、匹配和实时回溯,收入和成本自动匹配,案场工作增效30%以上。

  举例来说,财务共享中心的应收组作为智能化程度最高的团队,在财务共享平台的支持下每年确认及处理上千亿的应收账款,人均处理上百亿,凭借准确和高效成为越秀的团队标杆。此外,由于房地产行业营销费用占比较高,财务共享中心专门成立了营销费用组,单独负责广告、宣传及活动费用的管理,为企业运营中的具体需求赋能。

  报销三日到账提升员工幸福感,回报社会建设美好生活

  财务共享的上线不仅提升了企业的管理效率,还提升了企业员工的幸福感。以所有企业中最常见的报销为例,越秀地产是一家国企,原本的报销流程很慢,员工想要报销费用,多则要等一个月,少则要等一周。而在财务共享上线后,员工日常报销的效率得到了很大的提升。原本员工以为要一个月才能到账的报销款,现在提交报销凭证后三天就到账了,这带给前端员工很大的惊喜。

  另外财务共享的上线,还令出差变成了一件很轻松的事。原本越秀地产的员工出差,不仅需要自己订票、订酒店,出差归来后还要拿着很多报销凭证来依次报销和领取出差补贴。而财务共享上线后,积极与差旅平台进行对接。如今员工出差,订票订酒店都会由财务部门在差旅平台进行预付,员工只要带上一张身份证就能完成行程。归来之后出差员工也不用拿着票据找财务部门报销,财务共享中心会直接与差旅平台进行结算。这大大方便了一线员工,提升了员工在越秀地产工作的幸福感。

  财务共享的完成上线,还在去年初新冠疫情爆发期间,为越秀地产践行自身企业社会责任作出了巨大的贡献。首先,财务共享确保了所有接入的同事都能在家中安全办公;其次,财务共享保障了所有越秀地产员工薪酬的按时正常发放;最后也是最重要的一点是,越秀地产在交通中断的前提下,通过财务共享远程办公,顺利将工资发放到全国48个在建项目工地的农民工手中,为广大因疫情滞留又无法开工的农民工们免除了后顾之忧。

  对于践行企业的社会责任,越秀地产有个非常好的口号是“建设美好生活”。财务共享的顺利上线,让“建设美好生活”变得触手可及。

  其实目前已经完成的财务共享,只是越秀地产数字化转型计划中的一环。越秀地产在财务共享的数据闭环基础上,下一步重点考虑进行大数据的治理,力争依照不同业务的不同需求,为管理层输出更多管理数据。

  目前越秀地产旗下的物业服务企业已与金蝶展开战略合作,正逐步将自身的物业系统迁移至金蝶的苍穹平台。尝试将行业上下游的更多业态集成整合并接入共享中,显示出越秀地产在地产数字化方面拥有更大的“野心”。但不同业态之间的标准化存在差异,该如何弥合这些差异,是未来越秀地产与金蝶需要共同面对的挑战。




 

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